管理信息系统的功能有哪些

发布时间：2025-09-21 05:11:47 阅读量： 0 来源： 互联网转载

摘要：管理信息系统有数据的采集和输入，数据的传输、信息的存储、信息的加工、信息的维护、信息的使用等基本功能。对此我们将在文章中给大家进行详细解读。

详细解答：

管理信息系统是企业的子系统。它收集数据, 并向管理人员提供信息,与管理人员一道在整个企业中起着反馈控制的作用。由于企业采取了划分成许多子系统的组织结构,各个子系统往往注意追求本子系统利益的最优化,而把局部目标置于整体目标之上,引起各子系统行动上的不协调,使企业整体利益受到损害。因此,协调企业内部各子系统的行动,优化整体利益是企业取得成功的关键。管理信息系统作为企业的一个特殊的子系统, 正是在这一点上起着十分重要的作用。管理信息系统具有数据的输入、传输、存储、处理、输出等基本功能。

1、数据的采集和输入

信息处理界有句口头禅, "输入的是垃圾,输出的必然是垃圾”。它说明了系统输入的极端重要性。要把分布在企业各个部门的数据收集起来,碰到的第一个问题是识别信息。由于信息的不完全性,想得到反映客观世界的全部数据是不可能的,也是不必要的。确定信息需求要从调查客观情况出发,根据系统目标来确定数据收集范围。

识别信息有三种方法:

(1)决策者识别。决策者最清楚系统的目标, 也最清楚信息的需求,可以用发调查表或交谈的方法向决策者进行调查。

(2)系统分析员亲自观察识别。有时决策者对他们的决策过程不是很清楚,因而不能准确地说明他们的信息需求,这时系统分析员可以从了解其工作过程入手,从旁观的角度分析信息的需求。

(3)先由系统分析员观察得到基本信息,再向决策人员调查,对信息进行修正和补充。

采集数据的方法大概有三种:

(1)自上由下的收集,如各种月报、季报、年报。这种收集有固定的时间周期。

(2)有目的的专项调查,如人口调查,可全面进行,也可随机抽样。

(3)随机积累法。只要是“新鲜”的事就积累,以备后用。将收集的数据按系统要求的格式加以整理,录入并存储在一定的介质上,并经过一定的校验后输入系统处理。

2、数据的传输

数据传输包括计算机系统内和系统外的传输,实质是数据通信。

信源,即信息的来源,可以是人、机器、自然界的物体等。信源发出信息时,一般以某种符号或某种语言表现出来。

编码是指把信息变成信号。所谓码,是按照一定规则排列起来适合在信道中传输的符号序列。这些符号的编排过程就是编码过程。信号多种多样,如声音信号、电信号、光信号等。

信道,就是信息传递的通道,是传输信息的媒质,分为明线、电缆、无线、微波、人工传送等。信道的关键问题是信道的容量。信道也担负着信息的存储任务。

噪声,无论信道质量多么好,都可能带来杂音或干扰,这就是噪音。它或由自然界雷电形成,或由同一信道中的其他信息引起。在人工信道内的干扰中,还包括各个环节中人的主观歪曲。

译码, 信号序列通过输出端输出后,需要翻译成文字、图像等,成为接收者需要了解的信息。译码是编码的反变换,其过程与编码相反。

信宿,即信息的接收者, 可以是人、机器或另一个信息系统。

3、信息的存储

数据存储的设备目前主要有纸、胶卷和计算机存储器三种。这三种设备各有优点。

纸已有几千年的历史,至今仍是存储数据的主要材料。其主要优点是存量大、体积小、便宜、永久保存性好、不易涂改。此外,存储数字、文字和图像一样容易。其缺点是传达信息慢, 检索不方便。

胶卷的主要好处是存储密度大;其缺点是阅读时必须通过接口设备,不方便且价格昂贵。

计算机存储器是存放变化快的控制信息和业务信息的主要形式,随着技术的进步,成本不断下降, 目前用计算机存储器信息的成本比较低。计算机存储器按功能分为内存和外存。内存存取速度快、可随机存取存储器中任何地方的数据。外存的存储大,但必须由存取外存的指令整批存入内存后,才能为运算器使用。

对数据存储的概念比数据存储的概念广,主要问题是确定存储哪些信息,存储多长时间,以什么方式存储,经济上是否合算。这些问题都要根据系统的目标和要求确定。

4、信息的加工

信息加工的范围很大,从简单的查询,排序、归并到复杂的模型调试以预测。这种功能的强弱显然是信息系统能力的一个重要方面。现代信息系统在这方面的能力越来越强,在加工中使用了许多的数学及运筹学的工具, 涉及许多专门领域的知识,如数学、运筹学、经济学、管理学。许多大型的系统不但有数据库,还有方法库和模型库。技术的发展给数据处理能力的提高提供了广阔的前景,发展中的 “人工智能”科学研究机器也有可能代替创造性的脑力劳动,如诊断、决策、写文章等。

5、信息的维护

保持信息处于合用状态叫信息维护。这是信息资源管理的重要一环。从狭义上讲,它包括经常更新存储器的数据,使数据保持合用状态; 从广义上讲,它包括系统建成后的全部管理工作。

信息的维护的主要目的是保证信息的准确、及时、安全和保密。保证信息的准确性,第一是要保证数据是最新状态,第二是要保证数据在合理的误差范围内。信息的及时性, 要求能及时地提供信息。为此, 要进行合理地组织。存放信息,信息目录要清楚,常用的信息放在易取的地方,各种设备状态完好,操作规程健全,操作人员技术熟练。

信息的安全性要求采取措施防止信息受到意外情况和人为的破坏,一旦被破坏后,其数据能轻易被恢复。为此,要保证存储介质的环境, 对容易损害信息的介质要定期重录, 要注意保存备份。

为了保证信息的保密性,需要采取一定的技术措施,如密码、口令字,行政上建立严格的管理制度,不让闲人接触终端盒磁带库。最根本的措施是提高人员的保密素质,慎重选择机要人员。

6、信息的使用

信息的使用包括两个方面: 一是技术方面;二是如何实现价值转换的问题。技术方面主要解决的问题是如何高速度、高质量地把信息提供给使用者。现代的技术已经发展到比较先进的地步,但远未达到普遍使用的程度。

信息价值转化的问题相比之下差得太远。价值转化是信息使用概念上的深化,是信息内容使用的深度上的提高。信息使用深度犬体上可分为三个阶段,即提高效率阶段、及时转化价值阶段和寻找机会阶段。

信息管理的内容包括五个方面: (1)人事资源管理；(2)硬件、软件管理；(3)通信管理；(4)办公室自动化；(5)规划管理。

信息管理的广义概念包括以下三方面:

(1)面向开发的项目管理;

(2)面向信息系统内部的运营管理;

(3)面向未来的规划管理。信息管理已成为现代管理的一个重要方面。

从技术上讲, 信息的使用主要是高速度、高质量地为用户提供信息。系统的输出结构应易读易懂,直观醒目。输出格式应尽量符合使用者的习惯。

信息的使用,更深一层的意思是实现新信息价值的转化,提高工作效率,利用信息进行管理控制,辅助管理决策。支持管理决策是管理系统的重要功能。

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